Il sistema IMI è uno strumento sviluppato dalla Commissione europea, in collaborazione con gli Stati membri, per la cooperazione amministrativa, l'assistenza reciproca e per lo scambio di informazioni relative al mercato interno tra autorità competenti, a cui devono attenersi gli Stati secondo il Regolamento 1024/2012/UE.
Si tratta di uno strumento informatico multilingue che rende più facile e più rapida la cooperazione amministrativa tra autorità competenti degli Stati membri, contribuendo ad accelerare le procedure e riducendo i costi dovuti alle attese. In questo modo si offre un servizio migliore ai cittadini e alle imprese, consentendo loro di sfruttare al massimo le opportunità offerte dal mercato unico.
Il sistema IMI viene utilizzato per applicare quanto previsto per la cooperazione amministrativa, dalla Rete SOLVIT, dalla direttiva qualifiche, la direttiva servizi, la direttiva sul distacco dei lavoratori, il regolamento sul trasporto transfrontaliero di contante in euro, la direttiva sui diritti dei pazienti, la direttiva sul commercio elettronico, la direttiva conducenti dei treni ad alta velocità.
La Commissione europea coordina l'attività degli Stati dell'UE sull'utilizzo del Sistema IMI con il supporto di 9 Direzioni generali che dal 2008 hanno sviluppato 19 aree legislative e 74 moduli operativi.
L'uso dell'IMI è in costante aumento: dal 2008 il numero totale degli scambi di informazioni inviati attraverso l'IMI ha superato le 300 mila unità. Attualmente sono state registrate per tutti gli Stati dell'Unione Europea più di 12 mila autorità e più di 34 mila utenti. Per l'Italia sono state registrate 607 autorità competenti.
Dal 2008, l'Italia è stata coinvolta, come Stato membro consultante oppure in qualità di Stato membro consultato, in ben 3785 richieste, di cui 1279 soltanto nel 2015. Nel 2019 sono state inviate dall’Italia 722 richieste di informazioni, mentre ne sono state ricevute 1322.
Inoltre, l'analisi dei più recenti "single market scoreboard", che registrano performance sempre più convincenti da parte delle Autorità competenti in termini di sforzi profusi e di tempestività di intervento, testimoniano un progressivo sviluppo del sistema IMI, insieme alla crescente consapevolezza dell’utilità dello stesso in determinate sfere di operatività.
L'ambito di applicazione del sistema IMI va via via espandendosi: ad esempio dal 2015 è stato il caso dei beni culturali trafugati la cui materia ha dato vita ad un progetto pilota e ad uno scambio di dati e informazioni che è partito nel 2016.
Dal 2016 il sistema IMI viene applicato anche ai fini dell'attuazione dell'innovativo istituto della Tessera Professionale Europea.
Dalla metà del 2016, inoltre, in base all'aggiornamento della direttiva relativa al distacco dei lavoratori, 2014/67/UE, la cooperazione tra gli Stati membri si avvale di un nuovo sistema di notifiche IMI per l'implementazione transfrontaliera di sanzioni applicate dagli Stati membri.
Dal 2017, il sistema IMI viene utilizzato per estendere, ulteriormente, la cooperazione amministrativa nell'ambito dei macchinari industriali non trasportabili su strada, i beni armonizzati, ed infine, in materia di documenti pubblici sullo stato civile.
Oltre che dalle autorità degli Stati membri dell'UE, il sistema IMI viene utilizzato anche da Liechtenstein, Norvegia e Islanda (SEE) competenti per l'applicazione delle disposizioni.
Le ultime novità sono state introdotte all'inizio del 2022 con l'avvio del pacchetto mobilità, che ha lo scopo di migliorare le condizioni di lavoro dei conducenti, introducendo norme speciali sul distacco dei conducenti nel trasporto internazionale e aggiornando le disposizioni sull'accesso al mercato del trasporto di merci. Tali nuove norme garantirebbero una migliore applicazione delle prescrizioni in materia di distacco nel settore dei trasporti su strada e, digitalizzando lo scambio di informazioni con l'uso dell'IMI, renderebbero più efficienti gli scambi di informazioni.
Il cosiddetto pacchetto mobilità prevede l'uso dell'IMI per l'applicazione delle norme relative ai trasporti su strada e consiste in tre diversi tipi di scambi: - Dichiarazioni di distacco – Condizioni di stabilimento – Norme sociali. Per consentire a tutte le aziende di autotrasporto di poter essere censite durante le attività di lavoro, la Commissione europea ha realizzato un'interfaccia pubblica dedicata alle stesse aziende che hanno l'opportunità di registrarsi e inserire le proprie dichiarazioni di distacco. L'interfaccia pubblica è collegata al Sistema IMI il cui accesso, invece, è consentito solo alle autorità nazionali competenti.
Ultima novità dell'inizio dell'anno 2022 è stata l'introduzione del modulo "Rifiuti Armi da Fuoco" all'interno dell'area legislativa "Armi da fuoco". La direttiva 91/477/CEE sulle armi da fuoco, modificata dalla direttiva 2008/51/UE e dalla direttiva (UE) 2017/853, stabilisce norme sul controllo dell'acquisizione e della detenzione di armi in tutti gli Stati membri dell'UE. A seguito della modifica del 2017, l'articolo 13 stabilisce che "le autorità competenti degli Stati membri si scambiano con mezzi elettronici informazioni sulle autorizzazioni rilasciate per i trasferimenti di armi da fuoco verso un altro Stato membro". Lo scambio deve avvenire mediante l'IMI. La decisione di esecuzione (UE) 2021/1427 della Commissione rende le disposizioni sugli scambi relativi alle autorizzazioni rifiutate per armi da fuoco nell'Unione oggetto di un progetto pilota a norma dell'articolo 4 del regolamento (UE) n. 1024/2012 e stabilisce la funzionalità tecnica e le modalità procedurali fondamentali necessarie per attuare le pertinenti disposizioni in materia di cooperazione amministrativa.